Doe je mise-en-place (1): bereid je publiek voor
Bij tientallen leden van Directiecomités en Raden van Bestuur hebben we nagevraagd wat volgens hen goede presentaties zijn en wat daar allemaal komt bij kijken. Hieronder vind je alvast een eerste rubriek. Er volgen er nog heel wat.
- Socialiseren en een sociaal netwerk opbouwen is deel van je voorbereiding. Doe dit ofwel zelf of, wanneer je geen rechtstreekse toegang hebt tot senior management, via je sponsor.
- Contacteer individuele leden van het management team vooraf om te toetsen of zij op voorhand toelichting bij je presentatie wensen. Doe dit enkel bij sleutelspelers.
- Stuur vooraf geen ‘boeken’ als hand-out. Beter is om twee pagina’s in Word (executive summary in memo-stijl) op te sturen, met een meer technisch rapport in bijlage.
- Als je een samenvatting vooraf hebt doorgestuurd, vermijd dan om met nieuwe gegevens aan te komen tijdens je presentatie.
- Als je je presentatie vooraf opstuurt, ga er dan van uit dat je publiek ze gelezen heeft, zeker wanneer het een onderwerp is waarover een beslissing moet genomen worden. Maak dit in de subject van je e-mail al direct duidelijk. Ga tijdens je presentatie niet meer doorheen al je informatie. Geef aan over welke beslissing het gaat en welk probleem daarmee zal opgelost worden. De resterende tijd is dan beschikbaar voor discussie.
- Overweeg om vooraf een 1-op-1 te organiseren met de voorzitter van de vergadering en/of met je sponsor om ervoor te zorgen dat zij tijdens de meeting het belang aangeven van jouw onderwerp.
