Meten is weten

Je stakeholders oplijsten is een eerste belangrijke stap, maar dat zal je nog niet voldoende informatie opleveren. Een stakeholdersanalyse dient verder te gaan dan een pure identificatie van de betrokken partijen. Het liefst wil je ook informatie over de positie die elk van hen inneemt binnen je project. Je zal wel begrijpen dat je aanpak nogal sterk zal verschillen bij stakeholders die al helemaal mee zijn in het verhaal in vergelijking met partijen die je eerder tegenwerken. Eerst dus het landschap in kaart brengen, daarna kan je strategieën bepalen om buy-in te creëren bij diegene die er toe doen.

Bij je analyse kan je rekening houden met verschillende factoren. We selecteerden hier de twee belangrijkste voor het in kaart brengen van de positie van elke stakeholder: Acceptatie en Energie. De eerste vertelt iets over de mate waarin een stakeholder het eens is met wat je doet (cfr. de doelstellingen van het project) en hoe je het doet (de manier om die doelstellingen te bereiken). Energie zegt iets over de mate waarin ze de eerste factor laten blijken. Als je stakeholder zijn positie in alle geuren en kleuren en op elk mogelijk moment laat blijken kan je spreken van hoge energie. Iemand waarbij de positie minder duidelijk wordt doordat deze op de achtergrond blijft zet je laag op energie.
In een volgende blog kijken we nog naar twee extra factoren waardoor je je stakeholders zal kunnen prioriteren.

Hoe doe je dat?

Doe even mee:

STAP 1: Neem een blad papier en lijst al je stakeholders onder elkaar op. Misschien heb je dit eerder gedaan op basis van de tips in onze vorige blog

STAP 2: In een tweede kolom geef je elk van hen een score van -3 tot +3 op ‘Acceptatie’.

STAP 3: In een derde kolom doe je hetzelfde, maar nu voor de dimensie ‘Energie’. Je kan scoren van 1 (lage energie) tot 5 (hoge vorm van energie)
STAP 4: Teken een matrix met op de horizontale as de dimensie ‘Energie’. Bij de verticale as schrijf je ‘Acceptatie’. Beide dimensies krijgen de schaal mee die je hierboven gebruikte
STAP 5: Plaats elk van je stakeholders in de matrix, op basis van de analyse die je deed in stap 2 & 3.
Je kan je stakeholders nu onderverdelen in 5 categorieën:
  • Tegenstanders: lage acceptatie en hoge energie
  • Vermijders: lage acceptatie en lage energie
  • Bankzitters: neutraal op acceptatie en energie
  • Volgers: hoge acceptatie en lage energie
  • Partners: hoge acceptatie en hoge energie

Tips voor je analyse:

  • Deze analyse geeft je een statische foto. De werkelijkheid is eerder dynamisch: gaandeweg verandert de mening van bepaalde stakeholders of hun Impact wordt groter doordat je je in een andere fase van het project bevindt. Doe daarom deze analyse op verschillende momenten. Je zou kunnen overwegen dit bij de start van elke nieuwe fase te doen.
  • Start met het inschalen van je stakeholders op de twee dimensies. Ga pas in tweede instantie over tot het uittekenen van de posities in de matrix. Als je begint bij de matrix bestaat het gevaar dat je inschatting beïnvloed wordt door de benaming van de posities waardoor je nuance zal verliezen.
  • Wanneer je een inschatting maakt op de dimensie ‘Acceptatie’, doe dit dan vooral op basis van observeerbaar gedrag. Wat doen ze, eerder dan ‘wat zeggen ze’? Hoe meer zaken je van volgend lijstje kan afvinken, hoe zekerder je bent van hun engagement:
    • Ze komen afspraken na en halen deadlines
    • Ze zijn aanwezig op je meetings en nemen daar ook actief aan deel door middel van vragen en suggesties
    • Ze geven je, ongevraagd, waardevolle input en advies op je vragen
    • Ze veranderen hun agenda om toch bij jouw projectmeeting aanwezig te kunnen zijn
    • Ze nodigen je in hun team uit, om te komen spreken over het project
    • Ze spreken je, zelfs in informele contexten, aan over het project

Je stakeholders in kaart brengen, laat toe gedifferentieerder na te denken over mogelijke communicatiestrategieën. In onze volgende blogs zoomen we in op elk type stakeholder en de strategieën die daar van toepassing zijn.

Kom proeven van deze training – Schrijf je in!
Contacteer ons hier indien je geïnteresseerd bent in een training op maat van jouw bedrijf