Projecten realiseer je niet op je eigen houtje. Er zitten verschillende partijen rond de tafel. Elk met hun eigen functie en bijdrage. Je hebt mensen nodig voor de aanlevering van inhoudelijke expertise. Anderen zorgen dat nieuwe procedures geïmplementeerd worden. Nog anderen hebben de taak beslissingen te nemen bij belangrijke fases in het project. Dat kunnen individuen of groepen van mensen zijn. We noemen ze stakeholders. Hoe complexer je project, des te meer afhankelijkheden er zullen spelen.

Als je er de project management literatuur op naslaat vind je de volgende, misschien wel meest volledige definitie:

‘A Stakeholder is an individual, a group, or an organisation that may affect, be affected by, or perceive itself to be affected by the project . Or… have an interest in the project and have the power to influence it’. (PMBOK 7th edition)

Een stakeholder heeft dus een invloed op het slagen of mislukken van je project. In de meest positieve betekenis, kunnen ze het proces versnellen, obstakels wegnemen, inhoudelijke kwaliteit verbeteren, aan het project een stem geven of ervoor zorgen dat het resultaat van je werk geïmplementeerd wordt. Maar dit alles kan uiteraard ook omgekeerd.

Om strategieën te bepalen voor hoe je met elk van je stakeholders moet omgaan, zal het uitermate belangrijk zijn een grondige analyse van hen te doen. In onze blog (link) lees je later uitgebreid meer over het hoe en wat van deze analyse. Misschien nu toch al zeker even dit. Stap 1 in dit proces: het oplijsten van al je stakeholders. Je komt dan al gauw tot: projectleden, management, teams die betrokken zullen worden bij de implementatie, … Vergeet daarbij zeker ook niet de minder zichtbare of onrechtstreekse stakeholders zoals bijvoorbeeld vakbonden of contractors.

4 tips:

  • Hou je alleen bezig met die stakeholders op wie je zelf, direct of indirect invloed kan uitoefenen. Er spelen bij projecten ook vaak krachten die buiten je controle vallen. Je energie, tijd en toebedeelde middelen daar aan besteden zou zonde zijn omdat ze buiten je invloedssfeer vallen. Ze mee in rekening nemen of er ten dele op anticiperen kan wel slim zijn.
  • Wanneer je je lijstje van stakeholders maakt, denk dan aan de volledige levenscyclus van je project. Niets is zo vervelend dan iemand over het hoofd zien die plotsklaps op het toneel verschijnt, een behoorlijke impact blijkt te hebben en die je niet veel vroeger al hebt betrokken of minstens geïnformeerd.
    Vooruitkijken in het project, laat je ook toe te anticiperen op stakeholders die in een volgende projectfase zeer belangrijk zullen worden.
  • Wanneer een stakeholder een groep is, bestaat de verleiding deze eenzijdig te benaderen. Het is beter deze groep op te delen in segmenten en te kijken wie daarbinnen steeds de belangrijkste individuen zijn.
  • Het is nuttig om je stakeholders onmiddellijk in een aantal categorieën onder te verdelen. Baseer je lijstje op de vraag ‘waar heb je ze voor nodig?’ Je zou ze als volgt kunnen groeperen: Stakeholders die je nodig hebt voor beslissingen, voor het geven van input, voor het ter beschikking stellen van mensen en middelen, of voor de uiteindelijke implementatie.
  • Als je zeker wil zijn van je lijstje, vraag dan even een collega of je manager om hetzelfde te doen. Later kan je de lijstjes naast elkaar leggen en vergelijken op inconsistenties.
Contacteer ons hier indien je geïnteresseerd bent in een training op maat van jouw bedrijf