1. Toepassingsgebied
Deze Privacyverklaring (de “Privacyverklaring”) is van toepassing op alle persoonsgegevens die Kenaz met zetel te Bakelaarstraat 14, 2800 Mechelen, en met ondernemingsnummer 0740.728.424 (“wij” of “Kenaz”) verwerkt van haar klanten en websitebezoekers.
Om als Kenaz een goede dienstverlening te kunnen aanbieden, werken wij o.a. met persoonsgegevens. Aan de hand van deze Privacyverklaring willen we je meer uitleg geven bij de manier waarop we omgaan met de persoonsgegevens die we verwerken.
Door gebruik te maken van onze website (de “Website”) en/of diensten, erken je dat je deze Privacyverklaring zorgvuldig gelezen hebt.
2. Definities
Persoonsgegevens omvatten alle gegevens waarmee iemand direct of indirect geïdentificeerd kan worden, zoals naam, voornaam, adres, telefoonnummer, IP-adres, ..., alsook alle gegevens die rechtstreeks of door te combineren kunnen leiden tot de identificatie van een persoon, vallen onder de noemer “persoonsgegevens”.
Verwerken omvat in de praktijk elk gebruik van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, wijzigen, raadplegen, verspreiden of wissen ervan.
De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt, welke middelen daarvoor worden gebruikt en voor welke doeleinden dit gebeurt.
Verwerkers zijn partijen die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerken. Met elke verwerker sluiten wij een verwerkersovereenkomst af als afsprakenkader.
3. Bescherming van persoonsgegevens: Algemene bepalingen
We vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met jouw persoonsgegevens. We doen dit dan ook in overeenstemming met de Europese wetgeving ter bescherming van persoonsgegevens (de “Algemene Verordening Gegevensbescherming”, afgekort als “AVG” of “GDPR”) en de relevante lokale wetgeving die de AVG implementeert.
Wij verwerken enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de nagestreefde doeleinden. We waken daarbij over de volledigheid en juistheid van jouw persoonsgegevens.
Wij bewaren jouw persoonsgegevens in principe niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze verzameld werden (zie in detail punt 9).
In geen geval kunnen wij aansprakelijk worden gesteld voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van persoonsgegevens.
Je dient steeds te allen tijde de veiligheidsvoorschriften na te leven. Je bent dan ook als enige verantwoordelijk voor het gebruik dat wordt gemaakt vanaf de Website van je computer, IP-adres en van jouw identificatiegegevens, alsook voor de vertrouwelijkheid ervan.
Wanneer wij verwerkers inschakelen dan leggen wij het afsprakenkader over deze verwerking vast in een verwerkingsovereenkomst. Wanneer wij persoonsgegevens (elektronisch) uitwisselen met andere publiekrechtelijke instanties, dan leggen wij het afsprakenkader over deze verwerking vast in een protocol. Dit afsprakenkader heeft onder andere betrekking op de doeleinden en rechtmatigheid van de verwerking en de beveiliging van de persoonsgegevens.[LVL1]
4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken de volgende persoonsgegevens bij een bezoek aan de Website: onder meer uw IP-adres en uw taalkeuze (“technische informatie”);
- Bij registratie op de nieuwsbrief: uw e-mailadres en naam;
- Bij het invullen van een contactformulier: alle gegevens die u invult, waaronder naam en voornaam, e-mailadres, adres, telefoonnummer, etc.;
- Bij bestelling van een online dienst: naam, voornaam, facturatiegegevens, e-mailadres, etc.;
- Bij het downloaden van een digitale gids: uw e-mailadres;
5. Speciale verwerkingen
Hieronder lichten we enkele specifieke verwerkingen gedetailleerder toe. Vanzelfsprekend kun je je rechten, zoals hieronder beschreven, uitoefenen met betrekking tot deze verwerkingen.
Beeldmateriaal
Bij de activiteiten die wij organiseren maken wij vaak foto's en video's. Dit beeldmateriaal gebruiken wij om promotie te maken voor ons bedrijf en activiteiten, onder andere in onze nieuwsbrief, op onze website en op onze sociale mediakanalen. Wij respecteren je recht op afbeelding en engageren ons om je bij elke activiteit duidelijk in te lichten over het beeldmateriaal dat ter plaatse wordt gemaakt.
Onze fotograaf beperkt zich zoveel mogelijk tot overzichtsfoto's en sfeerbeelden. Voor dit soort beeldmateriaal is geen toestemming vereist, zowel voor het maken als voor de publicatie ervan.
Soms zal onze fotograaf ook foto’s of video’s maken waarop personen identificeerbaar zijn. Zowel voor het maken als voor het publiceren van dit soort foto of video zullen wij altijd je expliciete toestemming vragen. Dit geldt ook voor kinderen jongeren dan 16 jaar. Waar mogelijk doen wij dit op voorhand en schriftelijk. In de andere gevallen zal onze fotograaf je aanspreken. Je kunt de aparte toestemmingen op elk moment intrekken.
Sociale media
Kenaz maakt gebruik van verschillende communicatiekanalen om in contact te treden met haar klanten. We zijn daarbij ook actief op socialemediaplatformen, namelijk Youtube, LinkedIn en Facebook.
Indien je via deze kanalen met ons contact opneemt in een privébericht (bv. om een vraag te stellen of een probleem te melden), dan worden jouw persoonsgegevens daarbij verwerkt. Wij gebruiken die gegevens enkel om je verder te helpen of aan je verzoek gevolg te geven. Na afhandeling van je verzoek verwijderen we deze berichten onmiddellijk.
Indien je reageert op onze publieke berichten of deze berichten deelt of leuk vindt, dan zijn deze gegevens voor anderen zichtbaar. Deze publieke gegevens worden bewaard en zijn zichtbaar zolang je ze zelf niet verwijdert.
Jouw persoonsgegevens worden als gebruiker van sociale media ook verwerkt door het socialemediaplatform in kwestie. Varel Security NV heeft zelf geen controle over de verdere verwerking van jouw persoonsgegevens door deze platformen. Op die verwerkingen zijn de privacyverklaringen van de socialemediaplatformen van toepassing.
Cookies en tracking
Wij maken op onze website, in onze online diensten en voor onze nieuwsbrief gebruik van cookies en verwante technieken. In onze cookieverklaring vind je hierover alle informatie. In de cookie settings onderaan de pagina kan je per type cookie toestemming geven of weigeren.
6. Hoe verwerken we je persoonsgegevens?
Jouw persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren bij ons terechtkomen:
- Door middel van cookies (zie Cookiebeleid)
- Door middel van het invullen van een (online) contact- of invulformulier of in documenten die je bij je formulier moet voegen;
- Een andere mogelijkheid is dat we jouw persoonsgegevens opvragen bij overheidsdiensten die erover beschikken. Hiervoor hebben we machtigingen gekregen. Een overzicht van deze machtigingen kun je terug vinden op onze website.
7. Waarom verwerken we jouw persoonsgegevens (doeleinden)?
Wij verzamelen en gebruiken jouw persoonsgegevens alleen als we er een duidelijk en gerechtvaardigd doeleinde voor hebben vastgelegd.
1. Voor websitebezoekers:
- Website beveiliging en verbetering
Wij verzamelen technische informatie (IP-adres) voor het verzorgen en verbeteren van de Website en het opmaken van anonieme bezoekersstatistieken.
- Informatie en communicatie
Wij verzamelen tevens persoonsgegevens (bv. identiteitsgegevens, financiële gegevens, etc.) met het oog op (i) het toesturen van nieuwsbrieven en/of (gepersonaliseerde) marketing, (ii) het kunnen leveren van de online dienst, (iii) het uitvoeren van een wettelijke verplichting of (iv) een taak van algemeen belang of openbaar gezag..
- Gebruik van cookies
Wanneer u onze Website bezoekt, plaatsen wij "cookies":
- die noodzakelijk zijn voor de goede werking van onze Website, op basis van ons rechtmatig belang om u een functionele Website aan te bieden, en
- voor het analyseren van uw surfgedrag op onze Website, maar alleen als u daarvoor vooraf toestemming hebt gegeven.
Als u meer informatie wilt over ons gebruik van cookies, hoe lang ze worden bewaard, enz., kunt u onze cookie settings raadplegen.
2. Voor klanten:
Wij zullen persoonsgegevens verwerken om een contract met jou te kunnen sluiten en uit te voeren alsook om je op de hoogte te houden omtrent Kenaz. Indien je de benodigde persoonsgegevens niet kan bezorgen, kan Kenaz niet garanderen dat het een contract met jou zal kunnen sluiten noch uw verzoek kunnen behandelen noch u op de hoogte kunnen houden door middel van nieuwsbrieven en via marketing.
8. Mogen wij jouw persoonsgegevens verwerken (rechtsgrond)?
De persoonsgegevens die je via de Website of offerte of per e-mail verstrekt, verwerken we op basis van de volgende verwerkingsgronden:
- om een wettelijke verplichting na te komen
- vermeld de wetgeving waarop de verwerking gebaseerd is; omschrijf hier welke persoonsgegevens je voor welk doel verwerkt en de wetgeving die toelaat om deze verwerking te doen
- omschrijf duidelijk het algemeen belang en hoe dit voortvloeit uit één van onze wettelijke taken en welke persoonsgegevens je hiervoor verwerkt.
- bijvoorbeeld: het versturen van nieuwsbrieven, het publiceren van gericht beeldmateriaal, verwerken van je aanvraag voor … via ons online invulformulier of het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies.
- bijvoorbeeld: wanneer je je inschrijft voor een activiteit die het het bedrijf organiseert, wanneer je iets huurt, ...
- bijvoorbeeld: tegengaan van fraude, oplichting of ander onrechtmatig gedrag, de website te beveiligen, bestaande klanten te informeren over soortgelijke, eigen producten of diensten
9. Delen we je persoonsgegevens mee aan anderen (al dan niet buiten de EU)?
Wij delen jouw gegevens niet mee aan derden, tenzij in de volgende gevallen:
- het noodzakelijk is voor het bereiken van de eerder vermelde doelstellingen (zie “waarom verwerken wij jouw persoonsgegevens”);
- je ons hiervoor de toestemming geeft;
- we wettelijk verplicht zijn om dit te doen;
- ze worden opgevraagd in het kader van een (gerechtelijk) onderzoek.
Als we voor het uitvoeren van een taak een beroep doen op een extern bedrijf (bv. een softwarefirma of gespecialiseerd adviesbureau) dan mogen zij jouw persoonsgegevens alleen verwerken binnen het met hen afgesproken kader en mits naleving van de bepalingen van de AVG. Hiervoor hebben we met deze externe bedrijven de noodzakelijke verwerkingsovereenkomsten afgesloten.
Wij zullen jouw persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren of commercieel ter beschikking stellen aan derden, tenzij met jouw voorafgaande toestemming.
Jouw persoonsgegevens kunnen ook buiten Europa gedeeld worden. Wij verbinden ons ertoe enkel verwerkingsverantwoordelijken en/of verwerkers buiten de Europese Economische Ruimte aan te stellen die in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving voldoende garanties bieden inzake beveiliging en bescherming van persoonsgegevens. De volledige en bijgewerkte lijst van de beslissingen inzake de gepaste aard van Gegevensbescherming in de derde landen goedgekeurd door de Commissie van de EU kan worden geraadpleegd op https://ec.europa.eu/info/law/.... Een kopie van de persoonsgegevens kan steeds worden opgevraagd via info@kenaz.org.
10. Hoelang houden wij uw persoonsgegevens bij?
Jouw persoonsgegevens worden enkel verwerkt voor zo lang als nodig om de doeleinden te bereiken.
Aangezien de noodzaak om gegevens te bewaren afhangt van het soort gegevens en het doel van de verwerking, kunnen de bewaringstermijnen aanzienlijk variëren. De criteria die wij hanteren om de bewaartermijnen te bepalen, zijn de volgende:
- Hoe lang hebben wij deze gegevens nodig om de gevraagde dienst te kunnen leveren?
- Hebben wij een specifieke bewaringstermijn vastgesteld en aangekondigd?
- Hebben wij toestemming gekregen om de bewaartermijn te verlengen?
- Hebben wij een wettelijke, contractuele of andere verplichting?
Zodra wij jouw gegevens niet meer nodig hebben en niet meer wettelijk verplicht zijn ze te bewaren, zullen wij ze definitief wissen of, indien dit niet mogelijk is, anonimiseren in ons systeem.
In beginsel worden je persoonsgegevens bewaard en gebruikt zo lang als nodig is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, of om geschillen te beslechten of contracten te sluiten.
Persoonsgegevens die worden verwerkt om je te abonneren op nieuwsbrieven, worden bewaard totdat je jouw recht op wissing uitoefent (zie hieronder). Wij wijzen je erop dat een dergelijke verwijdering alleen voor de toekomst van kracht zal zijn.
11. Gegevensbeveiliging
We nemen daarnaast de nodige veiligheidsmaatregelen om de persoonsgegevens die we verwerken op een passende manier te beveiligen. Met name nemen wij de volgende maatregelen:
- Jouw persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de personen die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun taken;
- Iedereen die betrokken is bij de verwerking van jouw persoonsgegevens, zowel eigen medewerkers als externe partijen, is bovendien wettelijk of contractueel verplicht om hier vertrouwelijk mee om te gaan door middel van een vertrouwelijkheidsverbintenis in hun contract;
- Anonimiseren en encrypteren van persoonsgegevens;
- Gebruik van firewalls, antivirus, etc.;
112. Wat zijn je rechten?
Overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) heb je volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:
- Recht van inzage: Je hebt het recht je gegevens in te zien en een kopie te krijgen van de gegevens waarover wij beschikken. ;
- Recht van verbetering: Als jouw persoonsgegevens zijn gewijzigd, kan je ons vragen verouderde, onjuiste of onvolledige gegevens die wij over je bewaren, te corrigeren, aan te vullen of te verwijderen. ;
- Recht van wissing: In bepaalde omstandigheden heb je het recht om de persoonsgegevens die wij over je bewaren te laten wissen, bijvoorbeeld wanneer de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of wanneer je jouw toestemming hebt ingetrokken en er geen andere rechtsgrond voor de verwerking is.;
- Recht van bezwaar en recht van beperking : je hebt onder bepaalde omstandigheden het recht om de verwerking van jouw gegevens te beperken en bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens;
- Recht van overdraagbaarheid: Je hebt ook het recht om de persoonsgegevens die je aan Kenaz hebt verstrekt te ontvangen en over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
- Recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden.
Indien de verwerking gebaseerd is op je voorafgaande toestemming, beschik je uiteraard steeds over het recht om die toestemming in te trekken. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking die steunt op je toestemming alvorens je deze hebt ingetrokken.
Je kunt bovenvermelde rechten uitoefenen
- via e-mail naar info@kenaz.org;
- per aangetekende brief naar Kenaz: Bakelaarstraat 14, 2800 Mechelen
We doen er alles aan om je zo snel mogelijk te antwoorden en uiterlijk binnen de 30 dagen na ontvangst van het verzoek. Deze termijn kan onder bepaalde voorwaarden wel worden verlengd.
Wij houden ons het recht voor om een extra identificatie te vragen ter legitimatie indien er redelijke twijfel bestaat over de identiteit van de verzoeker.
Je hebt ten slotte het recht om klacht in te dienen tegen of over de verwerking van jouw persoonsgegevens bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, e-mail: contact@apd-gba.be.
13. Wijzigingen
Kenaz behoudt zich het recht voor om op ieder ogenblik wijzigingen aan te brengen in de Privacyverklaring. Door de Website te gebruiken, aanvaard je alle voorwaarden van de Privacyverklaring zoals bepaald op het moment van gebruik. Bij elke toegang tot de Website, nadat de Privacyverklaring werd gewijzigd, word je geacht kennis genomen te hebben van de wijzigingen.